Le comité d’entreprise a un rôle social et culturel. Il a à charge toutes les activités de loisirs et sportives mises à disposition des salariés de l’entreprise. Il gère et contrôle seul toutes ces activités selon ses propres décisions. Pour financer ces ASC (Activités Sociales et Culturelles), l’employeur doit verser une contribution financière, dont le montant minimum est fixé par la loi. Cette contribution est également calculée en fonction de la masse salariale brute.

La billetterie est une des activités du CE facile à mettre en œuvre, y compris pour ceux qui disposent d’un budget limité. Pour mettre en place ces activités, plusieurs possibilités s’offrent au CE. Il peut soit faire appel à un prestataire, soit contacter directement les organisateurs pour négocier les tarifs.

Le service d’un prestataire

C’est ce prestataire qui négocie auprès des cinémas, des salles de spectacle, des parcs d’animation, des salles de sport, des clubs sportifs, des tarifs pour les entrées.

Le prestataire gère tous ces tickets le plus souvent à une plus grande échelle et offrira des prix plus intéressants.

Il vous reste à savoir quel sera son moyen de se faire rémunérer, par frais fixes, par frais réels, par une prestation globale ou fonction du nombre de salariés, etc. A vous de voir si le prix que vous le rémunérez est intéressant par rapport à ce que vous pouvez en retirer.

Vous devez aussi étudier si la prestation qu’il vous proposera correspondra bien à l’attente de vos salariés.

Le paiement d’une telle prestation sera alors prise sur le budget des activités sociales et culturelles.

Contacter directement les organisateurs

Dans ce cas, le comité d’entreprise négocie seul les tarifs. Pour des grandes entreprises qui représentent un certains poids, ça ne présente pas forcément de difficultés, le nombre de salariés permet une bonne position de négociation. Pour des petites entreprises, il y a toujours la solution de s’entendre à plusieurs pour représenter plus de poids. Cette situation peut être intéressante pour négocier des prix plus locaux du type entrées à la piscine, tickets pour le cinéma proche, abonnement à une médiathèque, tarif à une salle de sport, etc.

La question qui se pose et pour laquelle beaucoup se demandent si c’est légal, est de savoir si un employeur détient le droit de consulter les mails professionnels de ses employés.

L’article 8 de la CEDH

Et c’est l’article 8 de la Convention Européenne des Droits de l’Homme qui sert alors de référence. Pour mémoire, en voici le passage le plus intéressant dans ce cadre particulier qui se situe dans son premier alinéa : « Toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale, de son domicile et de sa correspondance ».

Mail pro et messages privés

La question devient alors de savoir si un mail professionnel est concerné par ce droit au respect de la vie privée et familiale. Et le litige est profond puisqu’un salarié peut parfois détenir des messages personnels au sein de son mail professionnel. Le cas s’est d’ailleurs produit et la CEDH a considéré que, bien que le mail soit professionnel, il n’excluait pas une “interférence dans la vie privée”. Une requête qui est donc, alors, recevable.

Un mail pro utile pour l’entreprise

Toutefois, si le salarié peut s’attendre à ce que ses mails soient lus, c’est à lui, aussi, de prendre ses distances. Par exemple, si ce mail sert à des clients pour passer commande, il peut être jugé normal que l’employeur ait aussi un accès à cette messagerie. En effet, en cas de congés, d’arrêt maladie, de RTT, il ne serait pas jugé normal que la non réception de ces courriels puisse mettre un frein à la vie de l’entreprise.

Règlement intérieur

Une autre cause consiste dans le fait que le salarié soit averti que ces mails seront lus par l’employeur. Là encore, le salarié ne pourra pas porter plainte contre le dirigeant puisqu’il le sait. C’est alors à lui de ne pas utiliser cette messagerie pour ses courriers personnels s’il ne veut pas qu’ils soient lus. Il peut être averti dans son contrat ou par le règlement intérieur de l’entreprise.

Ne pas faire usage des messages privés

Enfin, l’employeur ne doit pas utiliser personnellement ces messages. Il peut seulement s’appuyer sur leur existence pour prouver le non respect du règlement intérieur pas son salarié.

Les heures de délégation des représentants du personnel sont reconnues par le Code du travail comme du travail effectif et doivent donc être payées par l’employeur. Il conviendra alors de déterminer différents paramètres, notamment dans le cas d’un salaire variable ou encore d’un travail à temps complet ou à temps partiel. Le salarié qui utilise ses heures de délégation ne doit subir aucune perte de salaire et doit le recevoir à échéance de la paie sur sa base habituelle.

La prise en compte des différentes primes

Dans les cas complexes, par exemple pour les salaires variables, les tribunaux ont apporté quelques précisions en matière de calcul dû au titre des heures de délégation des représentants du personnel.

Les primes et avantages doivent être maintenus, être représentant du personnel ne peut avoir aucune incidence défavorable sur la rémunération.

Les primes de “sujétion” qui permettent de compenser une contrainte ou une pénibilité liée au travail directement, comme la prime de nuit ou d’insalubrité, si elles sont payées de façon systématique par l’employeur, doivent être maintenues en tant que salaire effectif. Il en va de même pour toutes les majorations de salaire octroyées aux salariés. Si un représentant du personnel perçoit une majoration pour travail le week-end, l’employeur devra appliquer cette prime sur les heures de délégation, même si elles ont été effectuées en semaine.

Pour les salaires basés sur des commissions, l’employeur ne devra pas effectuer une évaluation forfaitaire mais devra raisonner sur la base du salaire habituel. C’est-à-dire que les tribunaux ont admis un salaire de référence qui devra être pris en compte dans le calcul de ces commissions, il faudra établir une moyenne des commissions perçues au cours des 12 derniers mois.

Contrat à temps complet ou à temps partiel

Logiquement, le représentant du personnel prend ses heures de délégation sur son temps de travail, mais son mandat peut l’amener à effectuer ses heures en dehors du temps de travail habituel. Dans ce cas, il travaille, a priori, au-delà de la durée légale de travail et doit donc recevoir une compensation au même titre que des heures supplémentaires.

Dans le cas des salariés à temps partiel, ils ne peuvent pas consacrer plus d’un tiers de leur temps de travail à leur mandat. Si, pour la nécessité de leur mandat, ils doivent dépasser ce quota, ces heures seront considérées comme des heures complémentaires.

A diverses occasions, le Comité d’Entreprise (CE) peut verser aux salariés des allocations qui seront, selon leur nature, exonérées ou non de cotisations sociales. Les salariés reçoivent, par le biais des CE, des avantages, notamment dans le cadre d’activités sociales et culturelles. Mais pas seulement le CE est habilité à verser certaines allocations en fonction de la situation personnelle ou professionnelle du salarié.

Pour fonctionner le CE bénéficie de différents budgets, un budget de fonctionnement et un budget destiné aux Activités Culturelles et Sociales (ACS) versés par l’employeur. Il ne s’agit pas de ses seuls ressources puisqu’il peut également percevoir les recettes des manifestations qu’il organise, des cotisations facultatives du personnel, des dons et legs et des revenus tirés de ses biens immobiliers.

Les différentes allocations versées :

• des bons d’achat ou cadeaux ;

• les aides aux chèques emploi-service universel (CESU) ;

• les chèques culture ;

• les allocations ayant le caractère de secours liés à des “situations individuelles particulièrement dignes d’intérêt” ;

• les allocations à l’occasion de la remise de la médaille d’honneur du travail ;

• les allocations d’indemnité de départ aux salariés quittant l’entreprise.

L’exonération de cotisations sociales sur ces allocations

Ces allocations ou avantages peuvent être exonérés de cotisations sociales. Pour certains de plein droit, pour d’autres il faudra veiller à respecter certaines conditions.

On entend par allocation ayant un caractère de secours, une indemnité versée au salarié en fonction de sa situation personnelle, comme par exemple un enfant handicapé ou encore un décès au sein de sa famille. Pour cette dernière allocation, aucune cotisation sociale ne sera exigée si le montant de cette indemnité de dépasse pas 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit en 2016, 161 euros). Cependant si le montant est supérieur, le caractère de secours doit être apprécié au cas par cas.

Le CE sera tenu de monter un dossier, qui pourra être réclamé, pour attester la recevabilité de cette exonération. L’URSSAF apprécie néanmoins que cette allocation soit versée directement à l’organisme chargé des obsèques et non au salarié directement.

Pour les chèques emploi-service, il faudra respecter un plafond de 1.830 euros par année civile et par bénéficiaire pour ne pas être assujettis aux cotisations sociales.

Les indemnités de départ prennent le caractère de dommages et intérêts, elles ne peuvent donc être assimilées à une rémunération et dans ce cas elles sont exonérées.

Pour une indemnité à l’occasion de le remise de médaille, il faudra apprécier le montant de cette indemnité en fonction du salaire. Seule la part équivalente au salaire sera exonérée, le surplus sera, quant à lui, assujetti.

Les chèques au bénéfice d’activités culturelles seront exonérés, la preuve devra être faite de sa réelle utilisation sur des biens ou prestations culturels.

Quels sont les documents qui doivent être remis dans le cadre d’élections ? Et qui est en droit de les demander et de les recevoir. Les avis divergent souvent et même les tribunaux ne sont pas forcément d’accord sur ce sujet. Dans ce cas, c’est à la Cour de cassation de trancher, comme elle l’a fait dans un cas précis.

Une demande d’un syndicat

Alors qu’un syndicat souhaitait disposer de certains documents, comme les Déclarations Annuelles des Données Sociales (DADS) des années précédentes ou le registre unique du personnel de l’entreprise, afin de s’assurer que la barre des 50 salariés n’a pas été atteinte par la société, au cours des 12 derniers mois, la contraignant à envisager la création d’un comité d’entreprise, l’employeur n’accède pas à toute sa demande. S’il accepte de lui fournir le registre unique du personnel, il lui propose de remplacer la DADS par une attestation émanant du commissaire aux comptes et du cabine comptable. Il estime, en effet, que les données présentes dans la DADS sont trop sensibles et trop personnelles pour être fournies au syndicat.

L’obligation de fournir les documents

C’est bien aussi, l’avis du tribunal d’instance qui a statué en précisant que l’attestation issue de l’expert comptable suffisait à permettre un bon contrôle des effectifs appartenant à l’entreprise sans avoir besoin de fournir cette fameuse DADS.

Un jugement contredit, toutefois, par la Cour de cassation qui a reconnu que l’employeur devait fournir les Déclarations Annuelles des Données Sociales ou, si elles contiennent vraiment des éléments devant rester confidentielles, une copie de ces documents ne laissant pas apparaître les parties ne pouvant pas être dévoilées.

La Cour de cassation a, entre autres, décidé que “l’employeur est tenu, dans le cadre de la négociation préélectorale, de fournir aux syndicats participant à la négociation, les éléments nécessaires au contrôle de l’effectif de l’entreprise et de la régularité de la liste électorale ; que par un moyen pertinent nécessitant réponse, le syndicat exposant avait fait valoir qu’au-delà de la seule détermination des effectifs afin de savoir si le seuil de cinquante salariés a été ou non atteint, la remise des documents demandés était nécessaire afin de contrôler les effectifs catégoriels afin d’identifier et d’organiser les votes par collèges, conformément aux dispositions des articles 2314-8 et suivants du Code du travail”.

Le déroulement d’élections professionnelles, comme toute autre élection, est tenu à certains règles qu’il vaut mieux respecter. Leur non respect pourrait entraîner des risques d’annulation, jamais un très bon signe pour l’ambiance d’une société. En voici un exemple flagrant.

La nécessité d’annexer les bulletins blancs ou nuls au PV

Alors qu’un syndicat avait décidé d’organiser ces élections concernant les délégués du personnel, les salariés ne se sont pas précipités vers les bulletins et, avec les quelques bulletins blancs (enveloppes vides), le candidat présenté par le syndicat n’a pas pu être élu. Un second tour a donc été effectué, au cours duquel c’est un autre candidat, ne représentant pas le syndicat, qui a obtenu le poste.

Le syndicat en question a alors contesté cette élection sous prétexte que, lors du premier tour, les bulletins blancs auraient normalement dû être agrafés et annexés au procès-verbal réalisé par les membres du bureau de vote. Cependant, ils ne l’ont pas été, mais ont seulement été confiés à l’employeur après, quand même, avoir été signés par les membres de ce bureau.

Une décision complexe

La décision fut difficile à prendre par le tribunal qui a fini par valider ces élections puisque ces bulletins avaient été, néanmoins, conservés, après avoir été signés et donc validés par les membres du bureau de vote. Cependant, la Cour de cassation a eu une réponse différente, s’appuyant sur l’article 66 du Code électoral qui précise, entre autres, que ces bulletins blancs, nuls, etc. doivent être “annexés au procès-verbal ainsi que les enveloppes non réglementaires et contresignés par les membres du bureau.

Chacun de ces bulletins annexés doit porter mention des causes de l’annexion.

Si l’annexion n’a pas été faite, cette circonstance n’entraîne l’annulation des opérations qu’autant qu’il est établi qu’elle a eu pour but et pour conséquence de porter atteinte à la sincérité du scrutin.” Considérant qu’il ne manquait qu’une voix, au premier tour, pour le candidat du syndicat, que ces bulletins n’ont pas été annexés et ne précisaient pas la cause de la nullité, les juges ont donc décidé l’annulation du vote.

Il est ainsi primordial de bien prendre conscience que ces votes aux élections professionnelles doivent tout à fait respecter les règles énoncées dans le code de la loi, sous peine d’annulation.

L’association européenne pour la protection des données personnelles est claire sur le sujet, on ne doit pas ficher des personnes suivant des critères non inhérents à une raison purement professionnelle. Ainsi, les mauvaises pratiques comme, les informations sur la race, la religion, le sexe, le physique ou autres, ne sont absolument pas tolérées dans le monde du travail.

Le Code du travail

L’article L1222-2 du Code du travail explique clairement que les informations recueillies à propos d’’un salarié ne peuvent avoir d’autres finalités que la progression ou l’évaluation de sa carrière professionnelle. L’objectivité est le maître mot, les salariés, et également la CNIL, disposent d’un droit de regard et même de sanctions financières, voire de transmission à la justice, si les faits constatés n’ont pas de relation avec le poste du salarié. De ce fait, la vigilance s’impose, car le Code du travail prévoit que les salariés doivent être informés des méthodes, objectifs, caractère obligatoire ou facultatif des réponses, avant même la mise en place du questionnaire.

Le fichier du CE

Le comité d’entreprise peut, lui aussi, proposer un questionnaire aux salariés, mais dans le seul but d’adapter ses prestations au plus grand nombre. Pour cela, il pourra recueillir des informations sur la composition familiale, l’âge des enfants, le type de contrat de travail et évidemment leurs coordonnées. Ceci peut être organisé à tout moment ou à l’embauche de la personne. Il est bien entendu essentiel de faire évoluer ce fichier en fonction des modifications professionnelles ou familiales. Cependant, le CE ne peut détenir des informations personnelles comme l’opinion politique, religieuse, sexuelle et, bien entendu, la santé des salariés, à défaut d’être considéré comme discriminatoire. Ces données personnelles peuvent être conservées jusqu’à la fin de l’activité de la personne, à moins qu’il y ait un litige porté en justice. Dans ce cas, ces données seront stockées à part et visibles par un minimum de personnes. Il faut savoir, aussi, que tout fichier informatisé concernant des données personnelles doit être déclaré à la CNIL.

Dans tous les cas, le salarié fiché a le droit d’obtenir les informations qui le concernent et de les corriger si besoin, pour les actualiser ou les compléter et, parfois, les supprimer.

Toujours en première ligne les élus syndicaux ou de comité d’entreprise, représentant les salariés, doivent parfois faire face aux mécontentements des employeurs et sont plus exposés que les autres employés aux mesures de licenciement. Afin de les protéger, le Ministère du travail a mis en place des lois rassurantes et efficaces comme, par exemple, l’obligation d’informer l’Inspection du travail d’un projet de licenciement d’élu. Le comité d’entreprise doit aussi être consulté avant toute démarche de licenciement.

Qui est protégé ?

Conformément à l’article 436-1 du Code du travail :

• Les représentants syndicaux au comité d’entreprise sont protégés durant toute la durée de leur mandat jusqu’à la fin de celui-ci. Les anciens représentants syndicaux qui ont exercé leur fonction pendant au moins 2 ans, les salariés candidats aux élections et les suppléants sont également concernés par cette mesure protectrice.

• Les membres du comité d’entreprise sont protégés pendant l’exercice de leur mandat jusqu’à 6 mois après la fin dudit mandat. Leurs suppléants et les anciens membre élus, les candidats à l’élection, les salariés  demandant par lettre recommandée la tenue d’élections au sein du C.E., font aussi partie de ces mesures protectrices.

Contre quoi est-on protégé ?

Cette protection très poussée des élus est de mise contre toutes les demandes de rupture de contrat de la part de l’employeur. Ainsi, ce dernier ne pourra pas se séparer de son salarié protégé, que ce soit lors d’un licenciement économique ou individuel, même en cas de faute de celui-ci. Il ne pourra pas plus invoquer le refus de modification du contrat de travail ou des conditions de travail, ni envisager une  mise à la retraite anticipée. Tous les motifs ont été retenus pour protéger les représentants du personnel, même dans le cas du transfert d’une partie des salariés, dont le salarié protégé, vers un autre site, à moins que cette personne concernée ne l’accepte.

Au vu de toutes ces mesures, on doit se rendre à l’évidence que seule la négociation entre l’employeur et le représentant permet de rompre un contrat de travail protégé et, pour toute demande d’informations, il est expressément recommandé aux employeurs et aux élus de s’adresser, avant toute démarche, à l’Inspection du travail qui est juge du bien fondé du licenciement.

Que dois-je faire en premier lieu ? Comment organiser mon CE ? Quelles missions ai-je à accomplir ? Autant de questions parmi tant d’autres que vous vous posez aujourd’hui alors que vous vous apprêtez à prendre vos fonctions dans le CE.

Si un professionnel tel que l’expert comptable peut vous épauler pour bien des points, cet article devrait déjà vous apporter un certain nombre d’éléments susceptibles de vous intéresser avant même de vous investir dans votre prochaine mission d’élu.

Organisation et gestion administrative

On pourrait comparer le CE à une petite entreprise. En effet, le comité doit adopter une réelle organisation et disposer de multiples connaissances.

Savoir que le CE dispose de 2 budgets bien séparés, qu’il se doit de respecter quelques règles en termes d’URSSAF, etc. sont quelques notions à maîtriser.

Un expert comptable pourra, par exemple, vous aider à déterminer quelles activités proposer aux salariés afin de respecter ces règles d’URSSAF sur les oeuvres sociales et de ne prendre aucun risque de redressement.

Missions de l’expert comptable

Légales ou contractuelles, les missions de l’expert comptable au CE sont variées.

Dans le cadre légal, c’est l’entreprise qui assumera les frais. Dans ce cas l’expert sera appelé à réaliser l’examen annuel des comptes de la société, une analyse des documents prévisionnels, à préparer une alerte sur un ou plusieurs points de gestion, à vous aider à comprendre un PSE, à analyser le rapport de la participation des employés ou encore à effectuer des opérations dites de concentration.

Pour ce qui est du cadre contractuel, on rentre dans l’assistance au CE et c’est donc son budget de fonctionnement qui est ponctionné. L’expert pourra, ici, intervenir sur la réalisation d’un audit social, la mise en oeuvre de contrat d’intéressement aux résultats, la vérification de quelques éléments de la paye ou aussi sur la mise en place d’une prévoyance ou d’une mutuelle.

Audit des comptes

Si un audit des comptes visant à une certification de ceux-ci peut-être imposé à certains très gros CE, la majeure partie des comités peuvent présenter des comptes simplifiés.

Toutefois, tout comité peut faire une demande de vérification des comptes auprès d’un commissaire au comptes s’il le souhaite.

Le comité d’entreprise, et son secrétaire ou son trésorier, peuvent avoir recours à un certain nombre d’organismes et syndicats. En faire une notification, ici, permettra d’en rappeler l’utilisation et les liens utiles.

Les syndicats

Les 5 organismes syndicaux les plus représentatifs, en fonction des données du Ministère du Travail, selon leur pourcentage aux élections professionnelles, sont :

• La CGT (www.cgt.fr), Confédération Générale du Travail, 26,77%.

• La CFDT (www.cfdt.fr), Confédération Française Démocratique du Travail, 26%.

• FO (www.force-ouvriere.fr), Force Ouvrière, 15,94%.

• La CFE-CGC (www.cfecgc.org/), Confédération Française de l’Encadrement – Confédération Générale des Cadres, 9,43%.

• La CFTC (www.cftc.fr), Confédération Française des Travailleurs Chrétiens, 9,30%.

Les organismes liés à l’emploi

Le comité d’entreprise peut avoir la nécessité de faire appel à plusieurs d’entre eux, où sont regroupés les recherches d’emploi, les conditions de travail, la sécurité au sein de l’entreprise, les problèmes liés à la concurrence ou à la consommation, et divers organismes sociaux. On peut ainsi retenir :

• ANPE (www.pole-emploi.fr/accueil/), Agence Nationale Pour l’Emploi.

• ASSEDIC (www.pole-emploi.fr/accueil/), ASSociation pour l’Emploi Dans l’Industrie et le Commerce, en guichet unique avec Pôle Emploi, désormais.

• APEC (www.apec.asso.fr/), Agence Pour l’Emploi des Cadres.

• ANACT (http://www.anact.fr/), Agence pour l’Amélioration des Conditions de Travail.

• DIRECCTE (http://direccte.gouv.fr/), Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation et de l’Emploi.

• INRS (http://www.inrs.fr/), Institut National de Recherche et de Sécurité.

• Prud’Hommes (www.saisirprudhommes.com), pour régler des litiges à l’amiable entre salariés et employeur.

• URSSAF (www.urssaf.fr), Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales.

Les liens utiles concernant différents codes

Il est parfois nécessaire, pour des membres d’un comité d’entreprise, d’effectuer certaines recherche sur la législation, les lois parues, celles en cours de parution, avant de faire appel à un service juridique externe. Ces quelques sites, au-delà des recherches habituelles sur un moteur de recherche, permettront de trouver les premières informations de base :

Le Code pénal : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000006070719

Le Code du travail : http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050

Le Journal Officiel : http://www.journal-officiel.gouv.fr/