Plusieurs arrêts récents ont permis de rappeler les conditions dans lesquelles l’employeur pouvait imposer la confidentialité de certaines informations. L’article L.2325-5 du Code du travail impose aux membres du comité d’entreprise et aux représentants syndicaux une obligation de discrétion concernant les informations revêtant un caractère confidentiel. De plus, l’instauration d’une base de données économiques et sociales dans les entreprises a fortement relancé le débat sur cette notion de confidentialité.

L’article L. 2323-1 du code du Travail

Cet article stipule que : “Le comité d’entreprise a pour objet d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production.”

En matière d’information, l’employeur a des obligations dans certains domaines vis-à-vis du comité :

• la marche générale de l’entreprise ;

• les projets de restructuration et de compression des effectifs ;

• le recours aux CDD et au travail temporaire ;

• l’intéressement, la participation et l’épargne salariale ;

• les conditions de travail ;

• la formation professionnelle et l’apprentissage.

De plus, “les membres du comité d’entreprise et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur” comme indiqué dans l’article L. 2325-5 du code du Travail.

Les conditions à respecter pour imposer une obligation de confidentialité

Pour pouvoir imposer une obligation de confidentialité de l’employeur envers les représentants du personnel, deux conditions cumulées doivent être respectées :

• l’information doit avoir un caractère confidentiel et c’est à l’employeur d’en apporter la preuve, de ce fait elle ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise ;

• l’employeur doit avoir indiqué que cette information est confidentielle, pour cela il doit en être fait mention au procès-verbal de la réunion du comité.

Les informations confidentielles présentes dans la base de données économiques et sociales de l’entreprise, le sont pour une durée qui doit être précisée. Toutes les personnes ayant accès à cette base doivent respecter cette notion de durée.

La violation de l’obligation de confidentialité

La violation par un membre du comité d’entreprise ou un représentant syndical de l’article L. 2325-5 du code du Travail est passible d’une sanction disciplinaire, comme stipulé dans un arrêt de la cour de cassation du 6 mars 2012.

Des délais de consultation du comité d’entreprise lors de réorganisation d’entreprise sont imposés par une loi de 2013, dans le cadre de la loi de sécurisation de l’emploi. Malheureusement, le CE peut manquer d’informations pour émettre un avis. Il s’en remet alors au Président du TGI par référé. Mais ce dernier a rarement le temps de statuer dans les délais impartis et son avis arrive trop tard. Il existe heureusement une solution.

Les dispositions de la loi du 14 juin 2013

Selon les articles L. 2323-3-3 et R. 2323-1-1, le délai imparti à un Comité d’entreprise pour rendre un avis est de 1 mois si aucun recours à expert n’est nécessaire, de 2 mois si un expert doit intervenir et de 3 mois si saisine du CHSCT (un cas particulier de 4 mois est également prévu pour une saisine par l’employeur du IC-CHSCT).

Un délai qui commence au jour de la remise des informations nécessaires par l’employeur.

Si aucun avis n’a été émis à l’issue de ce délai, il est considéré comme négatif.

Une loi du 17 août 2015 étend ces dispositions au CHSCT et à l’IC-CHSCT.

La saisine du Président du TGI en référé

Et tout le problème se situe, justement, dans la remise des informations. En effet, le CE peut estimer manquer d’informations pour émettre son avis. Il peut donc saisir le Président du Tribunal de Grande Instance en référé qui, selon l’article L. 2323-4 statuera dans les 8 jours. Un délais qu’il lui est, le plus souvent, impossible de tenir. Et le délai de 2 à 3 mois réellement nécessaire implique un dépassement du délai initialement imparti et l’impossibilité de statuer, alors.

Une solution au problème

Une ordonnance du 16 septembre 2015 apporte alors la solution. Elle consiste, pour le CE, à effectuer, en plus de la saisine du juge des référés, une seconde demande afin de disposer d’une ordonnance sur requête qui suspendra le processus de consultation en cours, de façon conservatoire, jusqu’à obtention de la réponse du juge. Autant de démarches qu’il est sage d’effectuer rapidement sans laisser filer les semaines.

Selon l’article L.2325-12 du Code du travail, les Comités d’Entreprise doivent se voir attribuer “un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions”. Il en découle que le chef d’entreprise est tenu de respecter cette obligation en permanence et aussi longtemps qu’il existe un CE dans ses murs. En contrepartie, ce CE n’usera des moyens mis à disposition que dans le cadre de son administration.

Les conditions d’accès

Tout d’abord, le local mis à disposition sera, sauf accord contraire, situé au sein de la société de manière à permettre à tout un chacun d’y accéder librement. Pour les entités sécurisant leur site via des badges, le local devra alors être placé en dehors des zones sécurisées afin de ne pas entraver la libre circulation. De même, les clefs seront remises au secrétaire du CE.

Selon l’importance du CE, des règles d’accès peuvent être imposées. Cependant, cet accès au local doit être permis au chef d’entreprise (ou son représentant) et aux membres du comité. Par ailleurs, si les gros comités peuvent êtres ouverts au public toute la journée, les petites structures peuvent prévoir des heures d’accueil.

Les aménagements

Ensuite, le local destiné au CE doit être aménagé. La circulaire ministérielle du 6 mai 1983 précise que ce dernier doit être chauffé, meublé et éclairé par l’employeur. En outre, le mobilier mis à disposition doit répondre aux besoins du comité en fonction de sa taille, du degré d’équipement de la société elle-même. Sont parmi les équipements minimums :

• du matériel de traitement de texte ;

• un photocopieur ;

• une ligne de téléphone.

Des panneaux d’affichage seront également placés dans l’enceinte de la société pour la communication du CE (art. 2142-3 du Code du travail).

Le délit d’entrave

Enfin, tout employeur refusant de mettre à disposition ce local et son équipement se placerait dans une situation de délit d’entrave. Ce délit peut également être constaté lors du déménagement du local pour cause de travaux avec une réinstallation dans une zone sécurisée. Si cette zone ne justifie pas de telles procédures, un trouble illicite manifeste peut alors être invoqué.

Concernant le matériel fourni, il appartient à l’employeur d’en assurer la maintenance et au CE d’en prendre soin.

Il est des cas où l’employeur peut lui-même se placer dans des situations délicates. Un salarié qui demande à son responsable de rédiger pour lui sa lettre de démission est de celles-ci. Mais est-ce possible légalement ? Quel risque peut émaner d’une telle démarche ? Ce sont des questions qui vont, ici, trouver réponses.

Aucune obligation légale

Si l’on se base uniquement sur la règlementation en vigueur, aucun texte de loi n’interdit qu’un employeur rédige pour son salarié une lettre de démission. D’ailleurs, il faut savoir que la démission peut même être signifiée uniquement par voie orale, sans en passer obligatoirement par une demande écrite.

Ainsi, comme cela s’est déjà produit par le passé, le responsable de l’entreprise peut tout à fait se faire le rédacteur de son salarié. La raison de cette démarche peut être variable et l’on peut par exemple relever le cas d’une personne ne sachant pas écrire mais qui aurait clairement manifesté, devant témoin, son souhait de quitter la société.

Cette situation s’est effectivement déjà produite et la Cour de cassation avait dû statuer dans le cadre d’une salariée déclarée inapte physiquement. Cette dernière avait alors formulé sa volonté de démissionner afin de ne pas nuire davantage à sa propre santé (voir l’arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 26 mai 2016, n)14-30.094).

Un risque réel en cas de contestation

Toutefois, bien qu’aucune restriction n’ait été stipulée par le biais d’une quelconque loi, il convient de faire très attention face à un tel cas de figure. En tant qu’employeur, nul n’est à l’abri d’une contestation. Et s’il a, par le passé, comme précisé précédemment, déjà été reconnu la légitimité d’une lettre de démission rédigée par un employeur pour son salarié, il ne faut pas pour autant considérer que cette affaire fait jurisprudence. En effet, chaque cas étant unique, il est étudié avec une grande minutie.

Et dans le cas où le jugement tomberait en la défaveur du chef d’entreprise, les conséquences pourraient s’avérer lourdes. Ces conséquences sont d’ordre financier et s’apparentent à celles subies lors d’un licenciement jugé “sans cause réelle”. Ce sont, au final plusieurs indemnités qui peuvent être requises par le tribunal.

En conclusion, il est plus sage, pour un employeur, de ne pas rédiger ce type de lettre, même si le salarié en fait lui-même la demande.

La réglementation encadre le travail depuis l’entretien d’embauche jusqu’à la fin de contrat. Si, pour les salariés de longue durée, il semble évident de remettre un certificat de travail à l’issue de son contrat, certains se posent la question concernant les étudiants qui ne viennent que sur de très courtes durées, comme par exemple dans le cadre d’un job d’été. Dans cet article, nous allons donc nous pencher sur ce cas afin d’en savoir plus et d’éviter toute erreur.

Les documents de fin de contrat

Dans un premier temps, il faut savoir que chaque salarié, quel qu’il soit et quelle que soit la durée de son contrat, doit se voir remettre divers documents lorsque ce contrat arrive à échéance ou est rompu. Ces documents sont le reçu pour solde de tout compte, l’attestation Pôle emploi, pour les salariés en CDD le bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF) et le certificat de travail.

Concernant plus particulièrement le certificat de travail, la loi stipule que “A l’expiration du contrat de travail, l’employeur délivre au salarié un certificat dont le contenu est déterminé par voie réglementaire.” (Article L1234-19 du Code du travail). Ce certificat est donc obligatoire et c’est le salarié qui se doit d’aller le chercher. Dans la liste des salariés sont, bien entendu, compris les étudiants qui ont occupé un poste durant la période estivale.

Les sanctions encourues en cas de non délivrance

Si l’employeur ne respecte pas son obligation quant à la mise à disposition du certificat de travail, il s’expose à des sanctions qui peuvent être d’ordre civil, mais aussi pénal.

En effet, une amende pouvant aller jusqu’à 750 euros peut être émise par le Tribunal de police. Cette sanction à caractère pénal peut d’ailleurs se voir doublée en cas de récidive (Article R1238-3 du Code du travail : “Le fait de ne pas délivrer au salarié un certificat de travail, en méconnaissance des dispositions de l’article L. 1234-19, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe.”)

De plus, le Conseil de Prud’hommes peut contraindre l’employeur à fournir le certificat et condamner l’entreprise à verser une indemnité sous forme d’un forfait journalier par jour de retard. Des dommages et intérêts peuvent également être demandés si le salarié a subi un préjudice du fait de cette absence de remise de certificat.

Si, comme nous l’avons vu dans notre précédent article, la “Loi Travail” adoptée le 21 juillet dernier a apporté des modifications sur les thématiques des heures de délégation, de la mission du CHSCT et des frais d’expertise de ce même comité, elle a aussi agi sur bien d’autres domaines que nous allons voir dans les lignes qui suivent.

Un budget qui s’ouvre à de nouvelles utilisations

A l’instar du remboursement par le CE des frais d’expertise du CHSCT au profit de l’employeur, le comité peut décider de prendre à sa charge les frais de formation des DS et des DP de la société en ponctionnant dans son budget de fonctionnement.

Concernant la contribution patronale pour le financement des activités culturelles et sociales dans les cas d’établissements multiples, la loi El Khomri permet désormais de réaliser un calcul selon trois possibilités selon les accords d’entreprise passés :

• prorata de la masse salariale ;

• prorata des effectifs par établissement ;

• cumul des deux critères.

Si aucun accord particulier n’a été passé, ce sera le prorata de la masse salariale qui sera pris en compte.

Des formations financées via de nouveaux moyens

Les salariés et les employeurs (ou leurs représentants) peuvent être amenés à suivre une “formation des acteurs de la négociation collective”. Pour effectuer le financement de ces formations, il est possible d’utiliser les crédits du fonds de financement des syndicats. Des accords collectifs peuvent d’ailleurs régir les modalités de financement ainsi que le contenu des formations.

Des locaux pour les syndicats

Concernant la mise à disposition, de la part des collectivités territoriales, de locaux en faveur des syndicats, il peut exister une convention entre ces deux acteurs. En outre, sauf disposition contraire dans une éventuelle convention, dans le cas où le syndicat se verrait retirer la possibilité de jouir du local sur une durée d’au moins 5 ans sans solution de rechange, une indemnité pourrait lui être accordée. Cela est également valable pour les locaux communaux.

Une représentation des salariés issus des réseaux de franchise

Eu égard au fort développement des réseaux franchisés, la “Loi Travail” a introduit dans le Code du travail la notion de représentation pour ses nouveaux salariés. Ainsi, des critères ont été définis pour décider à partir de quel moment une instance de dialogue pouvait être mise en place avec un accord collectif d’entreprise. Il faut, pour cela, que le réseau :

• emploie au moins 300 salariés en France ;

• dispose de contrat de franchise incluant des clauses portant sur les conditions et l’organisation du travail.

Ce type d’accord n’est d’ailleurs négocié que si une organisation syndicale en fait la demande. Cet accord précisera notamment :

• le mode de désignation;

• la composition de l’instance ;

• la fréquence des séances (fixé à 2 par an en l’absence d’accord).

La loi El Khomri, aussi appelée “Loi Travail” adoptée définitivement le 21 juillet 2016, améliore les moyens des syndicats en augmentant les heures de délégation, accorde une nouvelle mission au CHSCT et modifie certaines notions en matière d’expertise par le CHSCT.

Une augmentation des heures de délégation

Cette nouvelle loi permet d’augmenter les différentes heures de délégation des DS (délégués syndicaux) et des DSC (délégués syndicaux centraux ).

Les DS disposent chaque mois de :

• 12 heures au lieu de 10 heures dans les entreprises de 50 à 150 salariés ;

• 18 heures au lieu de 15 heures dans les entreprises de 151 à 499 salariés ;

• 24 heures au lieu de 20 heures dans les entreprises de plus de 500 salariés ;

Les DSC disposent aujourd’hui de 24 heures par mois contre 20 heures avant la Loi Travail.

En ce qui concerne la négociation d’un accord collectif, les sections syndicales disposeront d’un crédit annuel de 12 heures (10 heures avant la loi) pour les entreprises d’au moins 500 salariés et 18 heures (contre 15 heures) pour les entreprises de plus de 1.000 salariés.

Pour les salariés élus, le crédit d’heures est regroupé en demi-journée de 4 heures. A défaut d’accord collectif un système de décompte est mis en place. Dans le cas où le nombre d’heures serait inférieur à 4 heures, les modalités de décompte  seront définies par un décret en Conseil d’Etat.

La nouvelle mission du CHSCT

L’article L. 4612-1 du Code du travail sur les missions du CHSCT qui stipule que : “Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail a pour mission : de contribuer à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des travailleurs de l’établissement et de ceux mis à sa disposition par une entreprise extérieure ; de contribuer à l’amélioration des conditions de travail, notamment en vue de faciliter l’accès des femmes à tous les emplois et de répondre aux problèmes liés à la maternité ; de veiller à l’observation des prescriptions légales prises en ces matières.” est complété par une précision sur les missions du CHSCT qui doit contribuer à : “l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès à des personnes handicapées à tous les emplois et de favoriser leur maintien dans l’emploi au cours de leur vie professionnelle.”

Les frais d’expertise du CHSCT

Le Conseil a déclaré contraire à la Constitution le premier alinéa : “les frais d’expertise sont à la charge de l’employeur” et la première phrase du deuxième alinéa : “l’employeur peut contester en saisissant le juge judiciaire la nécessité même d’une expertise” de l’article L. 4614-13 du Code du travail.

Selon la Loi Travail, les frais d’expertise demeurent à la charge de l’employeur sauf en cas d’annulation définitive, par un juge, de la décision du CHSCT. Le CE pourra prendre la décision de la prise en charge de ces frais d’expertise au titre de sa subvention de fonctionnement.

Depuis la loi de 2004 et les textes d’application de 2007, le vote électronique pour les élections professionnelles fait l’objet d’un cadre légal. Ce vote électronique n’est pas incompatible avec les principes généraux du droit électoral. Des règles doivent être respectées afin de garantir la sincérité et la confidentialité du scrutin. Les règles exposées, ici, ne sont applicables que pour le vote électronique.

Les règles à respecter

Afin de pouvoir effectuer un vote électronique pour des élections professionnelles, un cahier des charges, respectant les prescriptions légales et réglementaires, doit être mis en place par un accord collectif de groupe ou d’entreprise. Un accord collectif d’établissement ne peut être envisagé.

Deux accords doivent être négociés pour procéder à un vote électronique :

• un accord collectif prévoit les conditions et garanties de recours au vote électronique ;

• le protocole préélectoral prévoit qu’un recours au vote électronique sera effectué pour les prochaines élections dans les conditions et garanties stipulées dans l’accord collectif.

La validité du protocole est soumise à l’entrée en vigueur de l’accord collectif, ces accords devront être conclus de manière distincte. C’est-à-dire que l’accord collectif doit être déposé avant la signature du protocole préélectoral.

Il convient de noter que, suite à l’accord collectif, si l’employeur et les syndicats ne parviennent pas à se mettre d’accord sur un protocole électoral, le vote électronique pourra tout de même avoir lieu, les modalités seront fixées par l’employeur ou, à défaut, par le tribunal d’instance selon les conditions stipulées dans l’accord collectif.

Sincérité et confidentialité du scrutin

Afin de garantir la sincérité et la confidentialité du scrutin, les salariés devront être avisés par une notice d’information, qui leur sera remise, indiquant la date et l’heure de clôture du scrutin. Une mention sur le site internet n’est pas considérée comme suffisante.

Une confidentialité est nécessaire quant aux fichiers permettant l’établissement des listes électorales. De plus, une méthode d’authentification doit être mise en place.

Deux systèmes informatiques distincts doivent être également mis en place, l’un pour l’authentification de l’électeur et l’autre pour le contenu du vote. Une cellule d’assistance technique doit être à la disposition des électeurs, un dispositif de secours doit être prévu en cas de défaillance du dispositif principal. Une expertise indépendante doit être effectuée en amont du vote pour contrôler que les règles légales soient respectées.

Les données du scrutin devront être conservées, sous scellés, jusqu’à 15 jours après la proclamation du résultat.

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut être saisie au cours du scrutin pour effectuer des contrôles. En cas de non respect des règles de sincérité et de confidentialité, le vote par voie électronique peut être sanctionné par son annulation pure et simple.

Les problèmes d’inaptitudes professionnelles sont à prendre au sérieux. Entre les différentes visites médicales imposées et les décisions qui en découlent, il n’est pas simple, pour le salarié inapte comme pour son employeur, de trouver les bonnes solutions, les bonnes réponses. Le reclassement professionnel est l’une des phases à observer et l’employeur peut se faire aider dans la recherche du reclassement. Nous allons voir, ici, ce qui est possible.

La recherche d’un reclassement

Tout d’abord, il faut savoir que la recherche d’un reclassement est une obligation. C’est à l’employeur que revient cette démarche lorsque l’un de ses employés devient inapte à tenir son poste, que ce soit suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle.

Seront alors prises en compte les nouvelles aptitudes de cet employé. Le rapport du médecin du travail permettra d’ailleurs d’avancer en ce sens. Quelle que soit l’offre de reclassement, elle devra se rapprocher au maximum du poste précédemment occupé en termes de qualifications. Au besoin, pourront être envisagés des mutations, des aménagements des temps de travail ou encore des transformations de poste.

Le rôle des délégués du personnel

Et avant de faire une quelconque proposition au salarié, le responsable devra en passer par les délégués du personnel. En effet, selon l’article L1226-10 du Code du travail “Cette proposition prend en compte, après avis des délégués du personnel, les conclusions écrites du médecin du travail et les indications qu’il formule sur l’aptitude du salarié à exercer l’une des tâches existant dans l’entreprise.”

Ces derniers doivent donc être systématiquement consultés en pareille situation, sauf si le médecin estime qu’un retour du salarié dans l’entreprise peut constituer un préjudice grave pour sa santé.

Les DP doivent donner un avis quant aux propositions de reclassement : il auront, pour cela, accès aux conclusions du médecin du travail et connaîtront les moyens mis en oeuvre par la direction dans le cadre de la recherche de ce reclassement.

A noter que, si l’employeur se tourne uniquement vers le comité d’entreprise, un licenciement du salarié pourra alors être déclaré comme dénué de cause réelle et sérieuse. Il est donc primordial pour le responsable de la société de se tourner vers les délégués du personnel pour cette consultation.

La suspension du contrat de travail d’un salarié ayant commis une faute lourde ou grave passe par une mise à pied qui peut être conservatoire ou disciplinaire. Selon le cas la procédure sera différente. La question qui se pose, est également le devenir du mandat d’élu du salarié mis à pied.

Les différents types de mise à pied

La loi distingue deux types de mise à pied, la mise à pied conservatoire et la mise à pied disciplinaire :

• la mise à pied conservatoire n’est pas obligatoirement notifiée par un entretien préalable. Elle peut être indiquée au salarié verbalement mais doit faire l’objet d’une lettre recommandée. Elle est nécessairement à durée indéterminée. Au cours de cette période le salarié ne recevra aucune rémunération. Si cette mise à pied entraîne un éventuel licenciement, l’employeur est tenu de le faire rapidement en convoquant le salarié à un entretien préalable. Cette mise à pied sera adoptée dans le cadre d’une procédure disciplinaire entraînant un licenciement pour faute grave ou faute lourde ;

• la mise à pied disciplinaire, quant à elle, doit se faire par écrit. L’employeur doit notifier cet avertissement par lettre, exposant les raisons de la sanction, au salarié préalablement à un entretien. Dans le cas présent il s’agit d’une sanction disciplinaire qui aura donc une durée déterminée, l’employeur a deux mois pour lancer cette procédure à compter des faits qui sont reprochés au salarié. Le salarié peut quant à lui contester la validité de cette sanction devant les prud’hommes.

Quand est prononcée la mise à pied ?

La mise à pied conservatoire doit être prononcée au début de la procédure puisque dans le cas présent il s’agit d’une mesure conservatoire et non une sanction, à l’inverse la mise à pied disciplinaire est une sanction qui sera prononcée à la fin de la procédure.

Quand est-il du mandat d’élu ?

Un salarié mis à pied au cours d’une procédure conservatoire ou disciplinaire n’entraîne pas la suspension de son mandat d’élu. Le salarié pourra donc être convoqué et assister aux différentes réunions sur ses heures de délégation en dehors des locaux ou au sein de l’entreprise même.