Tout comité d’entreprise doit élire au moins un secrétaire qui sera chargé de diriger son fonctionnement. En effet, le secrétaire du comité d’entreprise exerce une fonction indispensable, car il est le seul à pouvoir définir avec l’employeur l’ordre du jour d’une réunion du comité d’entreprise. D’autre part, il est la seule personne à être habilitée à exercer la responsabilité de la rédaction des procès-verbaux des réunions dudit comité.

Les attributions exercées par le secrétaire pour la gestion des affaires courantes

En premier lieu, le secrétaire du comité d’entreprise doit veiller à la bonne gestion des activités sociales du comité d’entreprise. Ainsi, si ce comité s’est engagé à chercher à obtenir des conditions préférentielles pour les séjours de vacances et les voyages des salariés, le secrétaire doit négocier avec les agences de voyages ou avec les hôteliers pour obtenir ces conditions. D’autre part, si le comité organise des voyages culturels, c’est le secrétaire qui est responsable de la réservation des places de train ou d’avion et des chambres d’hôtel. Il est également souhaitable qu’il fasse en sorte que les participants puissent obtenir facilement les tickets d’entrée aux musées ou aux salles de spectacles.
Il peut également être chargé de la gestion du restaurant d’entreprise. Dans ce cas, l’employeur peut fournir une aide financière pour la création ou la modernisation de ce restaurant. Compte tenu de la lourdeur de cette gestion, le secrétaire du comité peut la confier à une société spécialisée dans la restauration collective. Mais il devra vérifier si cette société respecte scrupuleusement les règles d’hygiène applicables dans la restauration. En effet, sa responsabilité risque d’être engagée s’il n’intervient pas alors qu’un élément suspect aurait dû attirer son attention.

La contribution que le secrétaire du comité d’entreprise peut apporter au bien-être des salariés

Il peut assurer le secrétariat du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail où siègent également le médecin du travail et un représentant de la direction des ressources humaines. Cette instance a pour rôle de réfléchir aux mesures à prendre pour améliorer les conditions de travail et la sécurité des salariés. Elle peut notamment intervenir pour l’amélioration du confort et de l’insonorisation des locaux professionnels et pour la prévention des pathologies liées au travail.
En outre, il peut négocier avec les clubs de sport ou de gymnastique proches des locaux de l’entreprise pour que les salariés puissent profiter des prestations de ces clubs dans des conditions avantageuses. Si l’entreprise a créé une association sportive en son sein, il peut s’occuper de sa gestion.

Les autres attributions du secrétaire du comité d’entreprise

Le secrétaire est également chargé de diriger les autres actions du comité d’entreprise et de s’occuper de sa correspondance. Il doit aussi assurer l’exécution des décisions prises lors des délibérations et assurer les relations entre le comité et les salariés. À ce titre, il lui appartient notamment de veiller à la diffusion des procès-verbaux des délibérations du comité entreprise. Enfin, il peut aussi exercer la fonction de trésorier du comité s’il n’a pas été jugé nécessaire d’en désigner un.